Aide & workflows

Comment fonctionne la plateforme, de la demande à la clôture. Repère métier pour le diagnostiqueur et le secrétariat.

Cycle de vie du dossier

9 étapes + annulation

Le dossier est l'unité commerciale : 1 objectif, 1 donneur d'ordre, 1 devis, 1 cycle. Il porte N biens géolocalisés ; chaque bien porte N prestations (1 diagnostic × 1 type de mission). Chaque changement de statut est journalisé dans la timeline du dossier.

#	Étape métier	Statut	Sens
1	Demande	`demande`	Lead capté (questionnaire, appel, B2B), rien de qualifié.
2	Qualification	`qualification`	Biens saisis, moteur de règles passé, prestations définies.
3	Devis	`devis`	Devis généré puis envoyé, en attente de signature.
4	Validation	`valide`	Devis accepté (signature en ligne ou marquage interne).
5	Planification	`planifie`	Visite calée, technicien assigné, créneau confirmé.
6	Intervention	`en_cours`	Technicien sur le terrain, saisie DS8 en cours.
6.5	Rapport	`rapport_pret`	Rapports remontés de DS8 (1 PDF par bien), stockés.
7	Documents	`envoye`	Rapports diffusés OU verrouillés par la gate paiement.
8	Facturation	`facture`	Facture immuable émise depuis le devis.
9	Paiement / Clôture	`paye → clos`	Solde à 0 ; archivage + demande d'avis Google.

Règle d'or : aucune transition silencieuse. Chaque action à impact (devis envoyé, RDV planifié, rapports prêts, paiement reçu) affiche une notification et trace la transition. L'annulation est possible depuis tout statut non clos (motif obligatoire).

1 · Moteur de règles diagnostics

Déduction auto

Le bouton « Déduire les diagnostics » sur un bien remplace « c'est dans la tête de l'assistante » par une déduction automatique, auditable et conservatrice (on sur-déclenche plutôt que d'oublier).

Les faits générateurs sont distincts : plomb / CREPsi année de construction < 1949 ; amiantesi permis de construire < 1er juillet 1997 (à défaut de permis, on retombe sur l'achèvement).
Chaque prestation déduite porte un statut Obligatoire ou proposé, avec sa justification réglementaire affichée sous la ligne.
La déduction est idempotente : relancer le moteur ne duplique pas les prestations déjà présentes. Vous pouvez ajouter ou retirer une prestation manuellement.

2 · Prestation = diagnostic × type de mission

Le pivot

Une prestation n'est pas « un diagnostic » mais le couple (diagnostic, type de mission) sur un bien. C'est le différenciant clé (avant-travaux / avant-démolition).

Amiante : DTA (vente) · DAPP · avant travaux · avant démolition.
Plomb : CREP vente · CREP location · avant travaux · avant démolition.
DPE : vente · location · collectif · projeté.

Le sélecteur de type de mission est filtré par l'objectif du dossier : on ne propose que les types pertinents (vente, location, travaux, démolition).

3 · Moteur de tarification

Validé client 12/06

La génération du devis chiffre chaque prestation à partir de la grille tarifaire TTC (éditable dans Réglages - appartements par type, maisons et locaux commerciaux par tranche de surface, audit énergétique par type de maison T2-T8) :

Pack par nombre : dès 2 diagnostics packables, prix fixe du pack - même tarif quelle que soit la combinaison.
Gaz : forfait 100 € seulement s'il est le seul diagnostic ; sinon il compte dans le pack.
ERP : 35 € seul / 15 € accompagné - toujours hors pack.
Analyses amiante : jamais au devis initial - +45 €/analyse facturé au réel (devis complémentaire).
Déplacement : forfait +30 € TTC au-delà de 50 km de l'agence (Tours).
Remise prescripteur : −5 %, jamais automatique, réservée aux partenaires référencés (Réglages).
Hors grille (T6+/200 m²+, repérages travaux/démolition, enrobés) : « sur devis ».

Les options (distance, remise partenaire) se recalculent en direct sur la fiche devis tant qu'il n'est pas accepté. Les devis sont valables 30 jours. La grille est figée dans le devis : un changement de grille n'altère pas un devis déjà établi.

4 · Multi-biens

1 dossier, N biens

Un dossier peut porter plusieurs biens (château + dépendances, immeuble, site SNCF). Chaque bien a sa propre adresse, sa géolocalisation, ses caractéristiques et sa propre liste de prestations.

Le moteur de règles et le moteur de tarif tournent par bien.
Une seule visite au grain dossier couvre tous les biens (1 déplacement).
Projection DS8 : 1 bien = 1 mission = 1 rapport PDF (numéro suffixé -B{ordre} si multi-bien).

5 · Gate paiement → déblocage portail

Verrou technique

Le verrou n'est plus humain mais technique. Les rapports d'un dossier restent verrouillés dans le portail client tant que la facture n'est pas réglée - sauf réglage « envoi immédiat » ou dossier VIP.

Règle par dossier : après paiement (verrouillé tant que non soldé) ou immédiat (diffusé dès que prêt).
L'enregistrement d'un paiement qui solde la facture débloque les rapports en direct dans le portail (gate réactive).
Devis et facture restent toujours consultables par le client.

6 · Facturation immuable

FEC · Factur-X

La facture se génère uniquement depuis un devis accepté. C'est un snapshot figé des lignes, totaux et parties : une facture émise ne change plus jamais.

Numérotation continue sans trou (exigence FEC).
Correction par avoir uniquement, jamais par modification.
Paiements enregistrés (CB, virement, chèque, espèces, sur place) → recalcul du reste à payer.

7 · Synchronisation DS8

API compatible

La plateforme expose une API compatible GestionDiag que DS8 consomme (drop-in). Principe directeur : 1 bien = 1 mission DS8.

Le commit est idempotent : re-committer un bien déjà synchronisé ne le re-mappe pas.
L'upload d'un rapport est soumis à la gate paiement : bloqué (« en attente de paiement ») tant que la facture n'est pas réglée.
Chaque échange (login, liste, download, commit, upload) est tracé dans le journal.

8 · Relances & renouvellement

4 familles

Le module de relances remplace les post-it. Quatre familles, filtrables pour la file de travail :

Devis non signé (J+3, J+7, J+14 après envoi).
Paiement en attente (J+7, J+15, J+30 après échéance).
Pièces / éléments manquants sur le dossier.
Renouvellement : un diagnostic atteignant sa durée de validité (DPE 120 mois, CREP 12 mois, etc.) ré-alimente une nouvelle demande.

Parcours type (de la demande à la clôture)

Enchaînement recommandé

1.Créer un dossier → choisir l'objectif (vente, location, travaux, démolition).
2.Ajouter le(s) bien(s) avec adresse, année de construction et permis.
3.« Déduire les diagnostics » → vérifier obligatoires et proposés.
4.Compléter / ajouter une prestation via le sélecteur diagnostic → type de mission.
5.Rattacher le tiers, le contact précis et le destinataire de facture.
6.Générer le devis → ajuster les options → envoyer → accepter.
7.Générer la facture depuis le devis accepté (immuable).
8.Enregistrer le paiement → les rapports se débloquent dans le portail.
9.Planifier la visite dans l'agenda et committer les biens vers DS8.
10.Solder, clôturer le dossier et déclencher la demande d'avis.